Midden in de nacht wakker schrikken met een gedachte aan iets wat je nog moet doen. Of nog erger: het helemaal vergeten te doen! Wie kent het niet? Bij ‘goudvis voeren’ of ‘plant water geven’ spring je misschien nog gauw even je bed uit om het alsnog te doen. Maar midden in de nacht bedenken dat je had moeten bellen heeft weinig zin. Wanneer je dan niet meer kunt slapen omdat je ligt te malen is helemaal vervelend.
Onpraktische hersenen
Minder praktisch van je hersens om je midden in de nacht te herinneren aan zo’n telefoontje. Je kunt er niets mee dan proberen het je nogmaals te herinneren op een moment dat je er wel iets mee kunt. Later dus.
Onbetrouwbaar systeem
Je hoofd is een vrij ongeschikt systeem om dit soort dingen te onthouden. Daarom schrijven veel mensen dit soort dingen op. Een briefje of een lijstje. Als je het opschrijft is het ook echt uit je hoofd. Voor je hersenen is er niet zoveel verschil tussen iets doen en opschrijven dat je iets moet doen. Daarom is zo’n briefje of lijstje kwijtraken vaak echt een ramp: je weet het echt niet meer.
‘to-do’ or ‘to-think’
Vaak schrijven we heel onduidelijke dingen op dit soort lijstjes. Iemand bellen, maar niet waarover je precies wilt bellen. Of je schrijft dat je iets moet doen, wat je eigenlijk niet kunt doen. Als je het dan wilt gaan doen moet je eerst bedenken wat dit eigenlijk betekent: zo kan band plakken eigenlijk betekenen naar de winkel gaan om bandenplak te kopen of de fietsenmaker bellen voor een afpraak. Waarom schrijf je dat dan niet op?
Getting Things Done als navigatiesysteem
Dat moet toch beter kunnen? Dat kan beter: een betrouwbaar systeem om je op het juiste moment te herinneren aan wat je exact moet doen is al eens bedacht. Het heet Getting Things Done. Meneer David Allen schreef er een boek over en in de basis zijn er drie stappen:
1. Je verzamelt al je to-do’s
2. Per to-do beslis je wat de eerstvolgende stap is die je moet doen om hiermee een stap verder te komen. Als je die stap binnen 2 minuten kunt doen, doe je het direct: noteren duurt langer.
3. Anders schrijf je die actie op een lijst. Maar niet zomaar. Iets wat je op een specifieke datum en/of tijd moet doen gaat in je agenda. Anders op een lijst die je zo spoedig mogelijk gaat uitvoeren.
Je kunt die lijst verder verfijnen door acties te groeperen: alle belacties komen bijvoorbeeld op één lijst. Omdat het sneller is om de diverse belletjes achter elkaar te doen. Zo ‘kom je erin’. Je kunt ook acties groeperen naar de plek waar je ze doet: bijvoorbeeld alle boodschappen bij elkaar, zodat je niets vergeet als je op pad gaat. Hetzelfde geldt voor acties op de computer, op kantoor of thuis.
Wat ga je NU doen?
Zodra je tijd heb en je afvraagt wat zal ik nu eens gaan doen heb je een lijst om uit te kiezen.
Doordat je acties hebt gegroepeerd kun je een deel al overslaan: kun je nu niet bellen, dan hoef je je je lijst met telefoontjes niet te raadplegen. Zit je achter de computer? Dan pak je die lijst met acties erbij. En ligt de computer eruit en de telefoon plat en is er niemand meer op kantoor? Dan kun je lekker naar huis. Simpel toch?
Meer weten?
Kom naar de introductieworkshop Getting Things Done op de Loslaatdag in Amsterdam of lees het gelijknamige boek. Daarna kun je kiezen voor een workshop waarbij je kunt ervaren hoe het is om met je aandacht te zijn waar je bent en wat er gebeurd als je dat niet bent. Wie liever wil loslaten uit zijn lichaam gaat voor een fijne voetmassage.
Dit artikel is geschreven door Angelique Bouwman, professional organizer en gecertificeerd Getting Things Done trainer en coach. Zij organiseert de Loslaatdag in Amsterdam bij de Organizing Academie.
We zien je graag op 19 maart 2016.